Comment mettre en place une bonne gestion des impressions ?

Vous voulez optimiser la productivité de votre service d’impression ? La mise en place d’une bonne gestion des impressions est capitale pour simplifier les processus métiers et gagner du temps. La question étant : « comment faire ? ». Pour vous aider à y voir clair, focus sur les étapes à suivre pour une gestion correcte des travaux d’impression de votre structure.

Étape 1 : Effectuer un audit du parc d’impression

Chaque service d’impression possède ses propres caractéristiques. Cela signifie que chaque infrastructure fait face à des problématiques différentes. D’où l’intérêt de réaliser en premier lieu un audit pour identifier les faiblesses et les menaces de votre parc d’impression. À cet effet, il faut faire une cartographie de votre parc d’imprimantes et de copieurs. Cela permet d’obtenir des informations utiles comme le nombre de périphériques d’impression, le volume d’impression au quotidien et les habitudes des utilisateurs. Grâce à ces informations, vous pouvez connaître le coût d’impression et identifier les solutions pour faire des économies. Pour réaliser un audit de votre parc d’impression, équipez-vous d’un logiciel de gestion des impressions permettant d’obtenir des rapports détaillés.

Étape 2 : Fixer des objectifs pour une meilleure gestion des impressions

L’audit vous permet d’identifier les problèmes de votre parc d’impression comme le gaspillage de consommables ou le manque d’imprimantes. De là, vous pouvez identifier un besoin et fixer un objectif adapté. Par exemple, s’il est question de gaspillage des consommables, le besoin concerne la réduction des coûts d’impression. Pour cela, l’objectif est de limiter le travail d’impression à l’essentiel. Parmi les mesures permettant d’atteindre cet objectif, il faut limiter le droit d’accès aux périphériques d’impression. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent lancer une impression ou une copie dans l’environnement d’impression.

Étape 3 : Établir une politique d’impression stricte

Pour atteindre les objectifs, il faut mettre en place des mesures ou protocoles à suivre. En d’autres mots, un règlement que tous les collaborateurs doivent appliquer dans l’environnement d’impression. Ce règlement est appelé « politique d’impression ». Il faut y mentionner toutes les bonnes pratiques à suivre et les interdits. Cet outil de gestion des impressions permet de rendre vos collaborateurs plus responsables en adoptant la bonne conduite. En théorie, chaque société est libre de créer une politique d’impression qui répond à ses besoins. Toutefois, pour assurer son efficacité, certains points doivent y figurer. Une bonne politique d’impression doit évoquer :

• La réduction des coûts d’impression
• La productivité du service d’impression
• La sécurité des données et des documents imprimés
• La protection de l’environnement (impression éco-responsable)

Étape 4 : Impliquer les collaborateurs dans la gestion des impressions

Mettre en place des mesures strictes ne sert à rien si vos collaborateurs ne les appliquent pas. Autrement dit, il faut impliquer vos collaborateurs dans la mise en place de votre solution de gestion des impressions. Il faut en premier lieu les informer sur les nouvelles pratiques à suivre. C’est capital pour les sociétés ou organisations qui traitent des documents sensibles et confidentiels. L’objectif est d’éviter la perte, le vol ou la destruction des données d’impression. Attention, qui dit « nouveaux processus métiers », dit « phase de formation ». En effet, vos collaborateurs ne vont pas se familiariser tout de suite avec les protocoles et les outils de gestion des impressions.

Étape 5 : Utiliser une solution de gestion des impressions sur mesure

Certes, mettre en place des règles et former vos collaborateurs permettent d’assurer une bonne gestion des impressions. Mais pour rationaliser votre infrastructure d’impression, vous devez utiliser une solution logicielle de gestion de parc d’impression. Ce type d’outil vous permet de faire un audit régulier de votre part et de faire respecter la politique d’impression. Le choix de la solution logicielle ne doit pas se faire à la légère. Il faut opter pour un outil qui répond à vos besoins tout en prenant en compte les perspectives d’évolution à l’avenir. Aussi, prenez le temps de bien choisir votre solution logicielle pour maîtriser votre environnement d’impression. Optez pour la solution KPAX pour gérer correctement votre parc d’imprimantes et de copieurs.