Importance de la surveillance à distance des imprimantes

La surveillance de l’imprimante est simplement le suivi des composants clés de l’imprimante tels que le marqueur, le toner et le niveau d’encre. Non seulement il résout les problèmes de performances de l’imprimante, mais il garantit également une productivité élevée de toutes les imprimantes de votre réseau local ou LAN. À l’aide d’un outil de surveillance d’imprimante professionnel, vous pouvez garder le contrôle de vos imprimantes Epson, Canon et HP. Certains propriétaires d’entreprise peuvent encore se demander ce qu’est la surveillance à distance des imprimantes, si elle est importante ou non dans l’entreprise et si les appareils, les imprimantes multifonctions (MFP), les imprimantes, doivent être surveillés. Inutile de dire que la technologie évolue rapidement et que la surveillance à distance des imprimantes n’est pas non plus un concept totalement nouveau. Dans cet article, informez-vous davantage sur ce que c’est, sur les avantages que nous pouvons obtenir en faisant surveiller à distance la production d’impression de notre entreprise et sur son fonctionnement réel.

Qu’est-ce que la surveillance à distance des imprimantes ?

Pour que votre imprimante soit surveillée à distance, vous devez absolument « double-cliquer » et télécharger et installer une application Windows sur les ordinateurs auxquels des imprimantes sont connectées. C’est un programme qui :

• Controlez l’utilisation des imprimantes, c’est-à-dire sa disponibilité physique, sa charge de travail et son état ;
• Surveillez l’activité de l’imprimante et les paramètres de toutes les imprimantes connectées (locales, réseau et virtuelles) ;
• Collectez des données sur l’état de tous les périphériques d’impression du bureau ;
• Affichez ces données dans l’interface et un tableau de bord Web pour vous permettre d’obtenir des informations à jour ;
• Assurez le suivi des fournitures telles que la consommation d’encre, de toner et de papier dans tout le bureau, qui peut être vérifiée directement dans l’interface ou en ligne ;
• Fournissez des données sur les statuts des imprimantes, les erreurs de fonctionnement possibles, la file d’attente d’impression actuelle, le nombre total de documents et de pages imprimés, le temps moyen d’attente et d’impression ;
• Rassemblez toutes les imprimantes des différents services de l’entreprise et fournit des données d’eux – que l’imprimante soit à côté ou dans un autre pays – en utilisant un seul compte d’entreprise.

Comment fonctionne la surveillance à distance des imprimantes ?

Opter pour les Managed Print Services (MPS) – services proposés par un prestataire externe pour optimiser ou gérer la production de documents d’une entreprise -, c’est aussi choisir le bon fournisseur de logiciel de surveillance à distance des imprimantes. Une fois cela fait, vous pouvez procéder aux différentes étapes recommandées par votre fournisseur qui sont généralement :

• Installation du logiciel: vous téléchargez le programme et l’installez sur l’ordinateur personnel ou le PC de l’utilisateur qui surveillera toutes les imprimantes
• Création de votre profil d’entreprise : installez le programme sur tous les autres PC et associez-les à votre identifiant de profil d’entreprise. À l’aide d’un seul compte, vous pouvez obtenir des données de toutes les imprimantes d’une organisation.
• Connectez d’autres utilisateurs : installez le programme sur les ordinateurs de vos employés. Les PC et les imprimantes des employés peuvent être proches de vous ou situés à distance.

Les données de toutes les imprimantes sont collectées dans une base de données régulièrement mise à jour et affichées dans l’interface (où toutes les imprimantes connectées et les niveaux d’encre ou de toner pour chaque appareil sont affichés) et dans le panneau d’administration (qui est un tableau de bord Web qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur et qui affiche des informations détaillées, divisées par ordinateur, imprimante et utilisateur). En ce qui concerne la tarification, certaines applications sont gratuites en version bêta ouverte. Néanmoins, les prix dépendent généralement du nombre d’imprimantes que vous souhaitez surveiller et la plupart des programmes sont disponibles sur un abonnement annuel.

Quels sont les avantages d’avoir l’imprimante surveillée à distance ?

Chaque fournisseur de logiciel se vanterait de ses produits ; certains mentionneraient l’intégration de papercut et le passage au vert tandis que d’autres parleraient de la meilleure solution Cloud et du logiciel le plus complet. Cependant, les trois principaux avantages sur lesquels tout le monde serait d’accord sont :

• Impression ininterrompue : les flux de documents peuvent être envoyés vers les périphériques les moins chargés ou inactifs, des actions peuvent être prises rapidement si une imprimante particulière est éteinte ou indisponible actuellement, les consommables de l’imprimante sont bien surveillés et réapprovisionnés à temps ;
• Vitesse d’impression : des flux de travail fluides au bureau sont assurés, le temps consacré à l’impression et à l’attente dans la file d’attente est maîtrisé ;
• Impression sécurisée : seuls les documents liés au travail sont imprimés, les documents hautement confidentiels sont protégés, l’utilisation abusive du papier et les fuites de données sont évitées.

Quelques recommandations pour votre gestion d’impression

Utilisation du papier

Vous pouvez suivre la dynamique mensuelle de leurs coûts et économiser du papier en initiant des politiques et des recommandations à vos employés. Vous pouvez surveiller l’utilisation du papier au sein de l’entreprise et vérifier le nombre total de documents et de pages imprimés en obtenant de brefs rapports sur le nombre de feuilles de papier imprimées pendant une durée estimée.

Consommables (Encre et toner)

Vous pouvez contrôler la consommation d’encre et de toner pour les imprimantes et les imprimantes multifonctions (MFP) ainsi que les scanners et autres appareils de votre entreprise en obtenant des données sur chacun d’eux. Les cartouches vides seront repérées dans le temps et la dynamique des dépenses par jours, semaines et mois sera affichée.

Travaux d’impression et historique

Afin de réduire la charge sur les périphériques fortement chargés, vous pouvez surveiller les travaux d’impression envoyés à une imprimante particulière en voyant à partir de quels PC les utilisateurs impriment le plus et consomment beaucoup de papier et d’encre. Vous pouvez suivre les processus d’impression en affichant les données de tous les documents imprimés pendant une période et des volumes d’impression spécifiques, à savoir le nombre de pages, les types de fichiers et les noms de fichiers. La surveillance à distance des imprimantes est alors la solution pour l’audit d’impression dans votre bureau. Les fonctionnalités du programme offrent un contrôle complet sur n’importe quel périphérique d’impression sur votre réseau, y compris les imprimantes et télécopieurs HP, les imprimantes multifonctions (MFP) ou les imprimantes tout-en-un, les imprimantes laser, les imprimantes monochromes ou couleur et les tablettes pour n’en nommer que quelques-uns. De plus, avec la surveillance à distance de l’imprimante, l’impression peut être effectuée sans fil avec des imprimantes sans fil, également appelées imprimantes WIFI ; ce qui signifie que tous les ordinateurs, smartphones et tablettes connectés à ce réseau.